Fiable - by design

Des factures électroniques conformes à l'article 289 du CGI - tout simplement ☺

UNE PISTE D’AUDIT ENFIN FIABLE

Engagement

L’ensemble du processus de gestion fournisseur est totalement intégré: la gestion des conditions tarifaires, devis/bons de commande, factures – et bien sûr le règlement - est en effet centralisée sur Coopérons.

Pour aller plus loin, un mode de fonctionnement contractuel optionnel permet de supprimer toutes les étapes de vérification pour un processus encore plus fluidifié : le Contrat Interactif.

Le service weOva et la plate-forme Coopérons ont en effet été conçus pour constituer une Piste d’Audit Fiable au sens de l’article 289 VII 1° du Code Général des Impôts.

L’ensemble des opérations de paiement effectuées sur Coopérons sont en effet automatiquement rattachées aux actes et engagements juridiques/comptables les concernant (metadata …) – Coopérons ayant en effet étét conçu pour positionner les tâches au meilleur endroit (principe de subsidiarité), en acceptant ainsi que des tâches a priori comptables soient portées par des fonctions amont.

Toutes les factures échangées sur Coopérons constituent donc des Factures Electroniques au sens de la législation fiscale - sans aucun développement ou investissement nécessaire, contrairement à la plupart des approches actuelles.

Article 289 du Code Général des Impôts

I.

  1. Tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers

[…]

V. - L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article. Leur transmission et mise à disposition sont soumises à l’acceptation du destinataire.

VII. – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement.

SANS AUCUN INVESTISSEMENT

Performance

Contrairement à la plupart des projets liés au système de gestion de l’entreprise, l’intervention de weOva/Coopérons ne nécessite aucun investissement, financier ou humain.

Le démarrage peut être immédiat sur la base de workflows de validation et d’un référentiel comptable standard.

De même, contrairement aux projets de facture électronique nécessitant des investissements IT (signature électronique, certification cryptographique …) tant chez le fournisseur que chez le client, weOva permet de bénéficier de tous les avantages de la facture électronique immédiatement.

Observation : Les entreprises participantes au groupe de travail mettent en avant des difficultés pour véritablement développer la dématérialisation fiscale :

* des contraintes fiscales qui nécessitent la mise en œuvre de moyens importants et imposent de disposer de ressources suffisantes, tant côté client que côté fournisseurs, dans le cadre d’un véritable dialogue,

* impliquant que le déploiement de l’EDI et donc ses résultats sont moins immédiats qu’avec d’autres techniques,

* l’investissement qui en découle se justifie davantage pour des fournisseurs qui émettent une part significative des factures adressées à l’entreprise, ou qui présentent un intérêt stratégique : il faut alors avoir une relativement faible dispersion de son portefeuille fournisseurs.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

LES MEILLEURES PRATIQUES DE LA COMPTABILITE FOURNISSEUR

Rencontrons-nous

Nous connaissons parfaitement les nombreux enjeux - complexes - liés au processus de comptabilité fournisseur, et avons conçu notre offre afin d’y répondre, en nous appuyant notamment sur l’étude de référence de l’APDC Nord / Institut du Benchmarking.

Traitement de facture
Instaurer une pré facturation pour certains achats, obligeant ainsi le fournisseur à transmettre une facture portant le numéro de pré facture (et non de commande). Cette pratique limite le nombre de factures notamment pour certains achats (ex. quincaillerie) qui génèrent beaucoup de commandes de faibles montants, qui sont alors regroupées dans une seule et même pré facture selon un rythme prédéfini. Cela permet aussi d’assurer au maximum que les factures reçues seront conformes à ce qui est attendu, et par là-même de réduire le nombre de litiges à traiter.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Coopérons intègre nativement un système de facturation récapitulative (hebdomadaire post-prestations) et la possibilité de lier automatiquement des conditions tarifaires négociées à un devis, puis à une facture. Aucune vérification n’est alors plus nécessaire. Il s’agit par ailleurs d’un élément central de la Piste d’Audit Fiable fournie par Coopérons.

A terme, la facture ne devient elle-même plus qu’un produit dérivé et accessoire du processus de comptabilité fournisseur – non critique pour aucune de ses opérations intermédiaires.

Cela peut aussi être vu comme un service à rendre au fournisseur, dans une logique de partenariat.

Charte du « bien facturé » pour les fournisseurs / hotline

Objectifs : délai de traitement rapide (respect des dispositions LME) + qualité du « cut off »

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Evidemment, en utilisant Coopérons, les fournisseurs disposent de l’assurance d’une gestion totalement fluide de leurs factures et de leur règlement.

En terme de délai, Coopérons permet d’offrir un règlement sous 7 jours de l’exécution d’une prestation – tout en assurant les contraintes inhérentes à une Piste d’Audit Fiable.

Contrôle facture
Alerter chaque utilisateur par mail à l’arrivée de nouvelles factures à valider, puis relancer quotidiennement pour chaque facture dont l’échéance est dépassée.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Les notifications sont gérées nativement sur Coopérons.

Mettre en place un portail extranet accessible aux fournisseurs avec les données commerciales et financières.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Coopérons fournit une expérience « fournisseur » incomparable, au delà d’un simple portail.

Organiser la journée de travail en réservant des plages horaires pour le traitement des relances téléphoniques en interne.

Cela permet de dédier une partie de la journée au traitement des factures dans des meilleures conditions de concentration (évite des interruptions de tâches multiples et inopinées) et donc de productivité. Cela reste plus difficilement concevable pour traiter les appels des fournisseurs.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

En déléguant à weOva le traitement d’un ou plusieurs fournisseurs, le Service Comptabilité Fournisseur n’est plus du tout importuné par des appels Fournisseurs / relances des opérationnels / traitement des tâches de réconciliation