Nous gérons vos fournisseurs à la demande

Les meilleures pratiques de la gestion fournisseur - disponibles dans votre entreprise en 48h

WEOVA: C’EST SIMPLE COMME « BONJOUR ☺ »

Engagement

Nous créons le compte de paiement Coopérons de votre entreprise et définissons le référentiel comptable que vous souhaitez mettre en place pour les fournisseurs dont vous souhaitez déléguer la gestion à weOva.

Nous coordonnons l’ensemble des échanges autour du processus de règlement fournisseur (dès la contractualisation / engagement) en accompagnant vos utilisateurs ainsi que vos fournisseurs: vos équipes n’ont absolument rien à faire.

Vous approvisionnez régulièrement (IBAN unique) votre compte Coopérons. Nos équipes sont à votre disposition pour piloter avec vous l’utilisation des fonds qui y sont déposés. Les écritures comptables sont automatiquement générées: aucun rapprochement bancaire n’est plus nécessaire.

Aucun frais d’installation – un service totalement à la demande, facturé 14,90 € HT/fournisseur/mois - disponible dès aujourd’hui.

Au coût de 14,90 €/mois (facturé sur 12 mois – soit 178,80 € lors de la prise en charge d’un fournisseur donnant droit à sa gestion par weOva pendant 12 mois) s’ajoute :

  • un abonnement au service de 195 € HT/mois couvrant la mise à disposition du support weOva;

  • une commission de 1,75% des achats effectués, prélevée par Coopérons (plate-forme de paiement)

UN MODELE 100% A LA DEMANDE POUR DES GAINS DE PRODUCTIVITE IMMEDIATS

Performance

Le service weOva ne nécessite aucune intégration « lourde ». Un fournisseur peut être intégré en 48h sur la base d’un workflow simple de validation et de règles de lettrages comptables standard, qui peuvent être modifiées à tout moment. Il est donc très facile de tester le service weOva et d’en vérifier ses avantages. Grâce à Coopérons, la Piste d’Audit Fiable est en outre totalement indépendante des méthodes et paramètres comptables spécifiques à l’entreprise – et peuvent donc être modifiées et précisées ultérieurement. Cette intégration ultra-rapide est particulièrement appréciable pour un processus normalement fortement intégré aux ERP impliquant souvent des coûts / délais importants pour toute évolution …

Les très faibles coûts du service weOva/Coopérons (14,90€/mois – 1,75% achats) couplés au découplage quasi total du processus piloté par weOva et du processus de comptabilité fournisseur de l’entreprise permettent à l’entreprise de gagner en productivité.

Par ailleurs, la rigidité du processus de gestion fournisseur aboutit bien souvent à une massification des achats, via la sous-traitance, le portage, les plate-formes … Ceci entraîne d’importants surcoûts (cachés) en particulier pour la réalisation de projets d’envergure limitée. En libérant cette contrainte, et en facilitant la collaboration directe avec des TPE/freelances l’entreprise gagne fortement en productivité (+30% estimé – correspondant aux surcoûts facturés par les grands fournisseurs de l’entreprise …)

UN SERVICE INTEGRANT LES MEILLEURES PRATIQUES

Rencontrons-nous

Nous connaissons parfaitement les nombreux enjeux - complexes - liés au processus de comptabilité fournisseur, et avons conçu notre offre afin d’y répondre, en nous appuyant notamment sur l’étude de référence de l’APDC Nord / Institut du Benchmarking.

Gestion du référentiel fournisseurs
La gestion du référentiel fournisseur doit être centralisée dans l’entreprise. En pratique, les responsabilités sont portées par les achats pour certaines activités et par la comptabilité fournisseurs pour d’autres.

Rôle d’alerte, qui contribue à garantir la qualité du référentiel

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

De la même manière que certains fournisseurs sont gérés par les achats, d’autre directement par la comptabilité fournisseur, une nouvelle catégorie est créée concernant les fournisseurs délégués à weOva.

Le référentiel fournisseur reste toutefois piloté par le service Comptabilité Fournisseur : la nomenclature des comptes comptables est définie et paramétrée par weOva (en coordination avec votre équipe administrative) et peut tout à fait être modifiée ultérieurement.

Enfin la plate-forme Coopérons intègre des fonctionnalités avancées d’ « onboarding » (Know Your Supplier) et de contractualisation (Conditions Générales d’Achat …)

Engagement de dépense
Le traitement des frais généraux a suscité de nombreux échanges entre les participants, 2 pratiques sont observées :
* Un processus identique aux marchandises avec engagement de dépenses même s’il apparaît contraignant : importance du bon de commande lors du contrôle facture,
* Un processus sans engagement de dépenses ERP, soutenu par un work flow, mais qui contraint ensuite à un circuit d’approbation lourd, notamment pour l’obtention de deux signatures lorsqu’elles sont requises par le contrôle interne.

Afin de fluidifier le processus de commande, prévoir un work flow de validation hiérarchique.

Développer un circuit qui assure une intégration dans l’ERP la plus rapide possible. Il convient d’éviter un circuit de work flow lourd/complexe pour des raisons d’autorisation de dépenses qui pourrait mettre en difficulté le respect des conditions de paiement.

Les frais généraux doivent faire l’objet d’un circuit d’engagement de dépenses au même titre que les marchandises. A défaut de numéro de commande, la facture est renvoyée au fournisseur.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Coopérons est conçu pour fluidifier les échanges et intègre les meilleures pratiques en terme d’UX/Mobilité:

Éduquer dans le temps les fournisseurs quand bien même les débuts sont difficiles et coûteux, au risque également de complexifier sensiblement le processus. 

Cette démarche doit être menée de concert avec les achats

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Les équipes de weOva assurent le rôle d’éducation des fournisseurs – le service Comptabilité Fournisseur est totalement déchargé de cette tâche.

Les achats sont intégrés à ce processus – généralement dans un second temps (s’agissant de « petits » fournisseurs). weOva peut assurer des services d’intégration entre Coopérons et les systèmes de BI dédiés aux Achats de l’entreprise.

Automatiser par la clé analytique de l’ERP tout ce qui peut l’être, en particulier pour l’ensemble des flux pour lesquels il n’y a pas de choix à réaliser (marchandises par exemple) dans le cadre du circuit d’engagement de dépenses.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

La aussi, la gestion de clés analytiques est paramétrable par « Budget Interactif » (entité budgétaire autonome sur Coopérons).