Le Compte de Paiement Coopérons

Conçu par weOva pour fluidifier l'ensemble de votre processus de gestion fournisseur

UN COMPTE DE PAIEMENT - VRAIMENT ?

Engagement

Le compte de paiement Coopérons! utilisé par votre entreprise pour régler ses fournisseurs est ouvert auprès de MangoPay, filiale du Crédit Mutuel Arkea. Coopérons est en effet enregistré Agent de cet Etablissement de Paiement auprès de l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution.

Coopérons! gère la procédure Know Your Customer d’ouverture des comptes de paiement de vos fournisseurs, en collectant les documents nécessaires (Identité dirigeant / K-Bis / Statuts / Liste bénéficiaires …)

Aucun échange de coordonnées bancaires n’est ainsi plus nécessaire avec votre entreprise.

Coopérons! est par ailleurs mandaté par vos fournisseurs pour l’encaissement - et l’établissement - de leurs factures, ceci permettant de fluidifier l’ensemble du processus de comptabilité fournisseur.

Ce service est fourni gratuitement à vos fournisseurs dans le cadre de votre souscription au service Budgets Interactifs, facturé 1,75% de vos achats HT effectués sur Coopérons!.

Enfin, toutes les opérations effectués sur Coopérons! sont automatiquement rattachées aux comptes de tiers correspondant de vos fournisseurs - pré-paramétrés par l’équipe weOVa: aucun rapprochement bancaire n’est plus nécessaire.

PLUS AUCUN RISQUE DE FRAUDE A L’IBAN

Performance

Votre entreprise n’a plus besoin de disposer de l’IBAN de ses fournisseurs pour les régler: il lui suffit d’approvisionner son Compte de Paiement Coopérons! puis d’alimenter en quelques clics les Comptes de Paiement Coopérons! de ses fournisseurs.

Votre fournisseur reçoit chaque semaine sur son compte bancaire habituel vos règlements, et est ainsi seul responsable des opérations de modification de ses coordonnées bancaires effectués sur Coopérons!.

LES MEILLEURES PRATIQUES DU REGLEMENT FOURNISSEUR

Rencontrons-nous

Nous connaissons parfaitement les nombreux enjeux - complexes - liés au processus de comptabilité fournisseur, et avons conçu notre offre afin d’y répondre, en nous appuyant notamment sur l’étude de référence de l’APDC Nord / Institut du Benchmarking.

Gestion du référentiel fournisseurs
La gestion du référentiel fournisseur doit être centralisée dans l’entreprise. En pratique, les responsabilités sont portées par les achats pour certaines activités et par la comptabilité fournisseurs pour d’autres.

Rôle d’alerte, qui contribue à garantir la qualité du référentiel

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

De la même manière que certains fournisseurs sont gérés par les achats, d’autre directement par la comptabilité fournisseur, une nouvelle catégorie est créée concernant les fournisseurs délégués à weOva.

Le référentiel fournisseur reste toutefois piloté par le service Comptabilité Fournisseur : la nomenclature des comptes comptables est définie et paramétrée par weOva – et peut d’ailleurs être modifiée ultérieurement (cf. Piste d’Audit Fiable)

Création du compte fournisseur
Assurer une centralisation du blocage / déblocage du compte fournisseur : dont dépend directement la possible mise en paiement).

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Le service Comptabilité Fournisseur dispose à tout moment de la possibilité de bloquer les paiements d’un fournisseur (contentieux…)

Assurer une séparation des tâches au moins pour la gestion des coordonnées bancaires. Quel que soit le dispositif en place, le risque zéro n’existe pas, notamment en cas de collusion.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Ce risque est entièrement supprimé. La gestion des coordonnées bancaires est gérée directement entre Coopérons et le fournisseur, dans le cadre du service Compte de Paiement souscrit par lui.

Aucun échange d’IBAN n’est plus nécessaire entre le fournisseur et son client.

Risque d’obligation à double paiement suite à la défaillance d’un fournisseur : loi Gayssot, cession de créance.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Dans le cas d’une utilisation en cascade de Coopérons entre l’entreprise et ses fournisseurs de rang 1…N, certains paiements pourraient être « fléchés » directement vers des fournisseurs de rang inférieur.

Règlement fournisseur
Assurer une mise en paiement automatique par l’ERP ou par le donneur d’ordre (et non par le comptable) [4 eyes]

Le paiement manuel reste l’exception, pour traiter des urgences ou des émissions d’acomptes.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Coopérons permet effectivement au donneur d’ordre / opérationnel d’enclencher le règlement – tout en respectant la règle des « 4 eyes »

Minimiser les fournisseurs en prélèvement - risques trop importants (prélèvement réalisé avant que la facture ne soit validée, prélèvement à tort...)

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

L’approvisionnement du Compte de Paiement de l’entreprise est toujours effectué par virement. L’entreprise maîtrise ainsi à tout moment son encours, et contrôle à tout moment les règles d’utilisation de cet encours.

Minimiser les paiements par chèque car coûteux et peu sécurisés, quand bien même les fournisseurs prennent plusieurs jours pour encaisser 

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

La priorité des entreprises n’est plus de se faire de l’argent sur le délai de paiement comme au XXe siècle. Certes, le service weOva / Coopérons nécessite l’immobilisation d’une somme d’argent (trésorerie) – mais le coût induit de cette immobilisation (~0 € aux taux monétaires actuels) est bien inférieur aux coûts / pertes d’opportunité induits par le fonctionnement actuel.

Mise en place de virements à échéance ou de reverse factoring

Pour sécuriser les virements, les solutions pratiquées sont les suivantes : télétransmission + signature électronique (avec double signature au-delà d’un certain seuil) + identification de l’émetteur des bordereaux par un code modifié chaque jour.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Un seul virement, à fréquence variable selon les entreprises, doit désormais être effectué (approvisionnement du Compte de Paiement).

Portail Fournisseurs pour donner accès à la situation comptable et au détail des paiements.

Source: « Performance du processus comptabilité fournisseurs : les bonnes pratiques » APDC Nord / Institut du Benchmarking

Les fournisseurs disposent à tout moment d’une vision comptable précise de leur situation sur Coopérons.